Por El Club Acir
Cuántas veces te has enfrentado a frases como “me falta tiempo” o “no tengo tiempo para”; seguramente muchas, y es que el tiempo pasa igual para todos, 24 horas cada día, 7 por días por semana. La diferencia está en qué tan bien lo administras y lo usas a tu favor y el de tu negocio.
¿Por qué es tan importante la administración del tiempo? Porque la falta de ello provoca estrés, problemas en las relaciones personales y en la salud, baja productividad y rendimiento malo en actividades laborales, familiares, sociales, etc. Algunos ejemplos de accciones, enemigas del tiempo son:
- Prisa: vivir apurado muchas veces puede ocasionar que las cosas salgan mal y se tenga que invertir mucho más tiempo al generar correcciones o repetir alguna actividad para que quede bien.
- Falta de organización: no saber dónde quedaron las cosas, olvidar citas o pendientes generará que tus deberes se acumulen y te produzcan estrés, mismo que te robará tiempo y te hará menos productivo. En lugar de esto, toma unos minutos al inicio de tu semana para determinar el orden y momento en que harás tus actividades.
- Creencias erróneas: el estar siempre ocupado no significa que eres productivo, eficiente o valioso. Siempre es más importante la calidad que la cantidad.
- Incapacidad para decir no: entre más tareas aceptas, mayor será la demanda de tiempo que requieras. En ocasiones es mejor decir no o delegar actividades con tus colaboradores.
- Falta de disciplina: tienes que priorizar. Primero lo importante y urgente y después lo importante pero no urgente.
- Posponer: si dejas todo al final, difícilmente podrás sacar todo lo atrasado en poco tiempo.
Una vez que has identificado qué es lo que te está robando el tiempo, es momento de tomar acciones para que logres optimizarlo y ser muy eficaz:
- Realiza primero las actividades más difíciles: ve de lo más a lo menos importante. Entre más postergues una actividad complicada más difícil parecerá para tu mente.
- Toma unos minutos de descanso cada hora: serás más productivo si entre cada hora de trabajo te tomas 5 o 10 minutos para levantarte, estirarte, tomar agua, etc. Puedes ayudarte con un cronómetro y ponerte retos a cumplir durante los minutos productivos. ¡Te sorprenderás de lo que puedes realizar en poco tiempo!
- Delega: aunque eres capaz de hacerlo todo, no es sano. Quédate con las tareas que solo puedes hacer tú, y apóyate en tu equipo para que se hagan aquellas actividades que puedes dejar en sus manos sin problemas.
- Calendariza tus actividades: el tener siempre visible lo que debe quedar en un día o una semana, te ayudará a tener todo en orden y no dejar pasar nada importante.Te recomendamos usar la agenda electrónica. Ahora los correos electrónicos te dan opción a llevar un calendario, mismo que puedes configurar con alarmas y recordatorios.
- Haz ejercicio: aunque no lo creas, el hecho de que te ejercites, te ayudará a mantenerte activo, eliminarás toxinas, tendrás más energía y podrás dormir mejor.
- Una cosa a la vez: será mejor que entregues toda tu concentración a una sola tarea de principio a fin y no que te enfoques en varias cosas a la vez. ¡Optimízate!
Ahora bien, ya revisamos aquello que te quita tiempo y algunos tips para utilizarlo productivamente, pero queremos compartirte también algunas técnicas que te ayudarán a lograrlo:
2. Objetivo diario: cada día ponte un objetivo que tengas que cumplir a como dé lugar, ya sea cerrar una venta, crear alguna oferta, dar seguimiento a ciertos clientes, etc.
3. Tiempo bloqueado: reserva bloques de tiempo específicos cada día para actividades concretas como si se tratara de algo imprescindible y no los muevas por nada (a menos que sea una emergencia). Puedes hacerlo con el calendario de Google, es gratuito.
4. Matriz de Einsenhower: toma una hoja, divídela en 4 partes y luego anota en cada sección las actividades a realizar de acuerdo al siguiente cuadro:
5. Tablero Kanban: consiste en crear varias columnas que corresponden a etapas de un proyecto o el progreso de tus tareas, de tal manera que tengas visibilidad de cómo avanzan las mismas. Puedes valerte de pizarrones, notas post - it o alguna herramienta gratuita en línea como trello.
6. Esquema GTD: Getting This Done por sus siglas en inglés que se puede traducir como “Obteniendo esto”, es una técnica de David Allen que pretende a través de listados específicos, liberar la mente de pendientes. Los principio de GTD son:
- Recopilar: escribe todo aquello que debes recordar, realizar o dar seguimiento.
- Procesar: analiza qué necesita cada actividad, por ejemplo si una tarea se puede delegar, desechar, ponerlo en marcha, etc.
- Organizar: clasifica tus tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día, etc.
- Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.
- Hacer: deja de organizar y comienza a ejecutar.
En realidad, no hay una técnica mejor que otra, todas funcionan, la clave está en que determines con cuál puedes organizarte mejor, para lo cual, te invitamos a probarlas todas y quedarte con las que te ayuden a obtener mejores resultados.
Seguramente en un principio te costará un poco realizarlo al pie de la letra, pero lo importante es que continúes hasta que lo domines y veas que puedes lograr grandes resultados con la organización adecuada.
Será muy gratificante saber qué tip o técnica estás aplicando y que nos compartas alguna otra que te funcione muy bien.
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